Satın Alma İşlemleri

Üniversitemiz Personeline;

Daire Başkanlığımız tarafından yapılacak satın alma işlemlerinin, zamanında, doğru, tam ve uygun olarak yapılabilmesi, uygun olan doğru ürünün kısa sürede temini ve sürecin aksamaması için aşağıdaki hususlara uyulması gerekmektedir.

1-İstenen mal, malzeme, tüketim, sarf, demirbaş ve hizmet alım talepleri için her biri ayrı ayrı olmak üzere UBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) – Malzeme Yönetimi programından her bir malzeme grubu için (sarf, demirbaş, hizmet) ayrı ayrı olmak üzere İhtiyaç / İstek Talep Formu” hazırlanmalıdır.

    İhtiyaç istek formuna malzemenin gerekçesi, ne amaçla kullanacağı, aciliyeti ve zorunluluğu açık ve ayrıntılı şekilde mutlaka yazılmalıdır.

2- İhtiyaç istek talep formu hazırlanırken malzeme ilk kez alınacaksa veya KBS’de ve UBYS-Malzeme Yönetim Modülünde taşınır kodu doğru seçilmeli eğer uygun kod bulunamazsa Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından yeni taşınır kod açma talebinde bulunulmalıdır.

3- İstenen taşınır veya hizmet için Daire Başkanlığımız tarafından hazırlanarak yayınlanan İhtiyaç Talebi İle Teknik Şartname Hazırlama Usul ve Esasları’na uygun olarak teknik şartname hazırlanmalıdır. Hazırlanan teknik şartnamelerin her sayfası hazırlayanlar tarafından (en az iki kişi) imzalanıp kaşelenmelidir.

Eğer Devlet Malzeme Ofisi (DMO) aracılığı ile malzeme temin edilecekse; ürüne ait web sayfasında belirtilen hususlara (asgari sipariş tutarı, teslim süresi, renk, teknik özelliği gibi) dikkat edilmelidir. Ayrıca ürüne ait web safyasından alınacak çıktı ihtiyaç / istek talep formunun ekine konmalıdır.

4- Hazırlanan teknik şartnameler ile ihtiyaç istek talep formu ile satın alma işlemi için üst yöneticiden (REKTÖR) onay alınmalıdır. (5018 Sayılı Kanun 60. Madde gereği).

5- Teknik şartnameler ve ihtiyaç istek talep formu UBSY- EBYS modülünden üst yazı ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilmelidir. Ayrıca talebin ihale yolu ile temin edileceği öngörülüyorsa ihale komisyonunda görevlendirilecek asil ve yedek teknik üyelerin isimleri de yazılı olarak bildirilmelidir.

6-İhtiyaç istek talep formu ve teknik şartnamelerin asılları (ıslak imzalı olarak) ve harcama biriminin kendi bütçesinden karşılanacak taleplerde ilgili birim tarafından hazırlanan satın alma istek formu elden İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Doğrudan Temin bölümüne teslim edilmelidir.

7- Satın alma işleminin başlaması için bu hususlar yerine getirilmelidir. Çünkü ihtiyaç istek talep formu ve teknik şartnamelerin aslı olmadan satın alma talebi hazırlanamakta, satın alma işlemlerine başlanılamamakta ve malzeme temin süreci uzamaktadır.

8- Daire Başkanlığımız bütçesinden temin edilecek taleplerde bütçe kontrolü yapıldıktan sonra bütçe durumuna veya talebin aciliyetine göre planlama yapılmaktadır.

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Başa Dön