Satın Alma Talebi

Satın Alma Talebi Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

1- Birimler tarafından ihtiyaç tespiti yapılarak; satın alınacak olan mal, malzeme ve hizmet gibi ihtiyaçlar belirlenir.

2-Satın alınacak malzemeler veya ihtiyaç tespit edilen durum ile ilgili mutlaka teknik şartname hazırlanmalı, hazırlanan teknik şartnameler hazırlayan kişiler tarafından imzalanmalıdır. (Teknik şartnamenin her sayfası en az iki kişi tarafından imzalanıp, kaşelenmelidir.)

3-Belirlenen ihtiyaçlar karşılanacak harcama birimi, bütçe ve ihtiyacın özellikleri göz önüne alınarak için, sarf, tüketim, demirbaş, tıbbi cihaz, hizmet şeklinde ayrı ayrı ihtiyaç talep/istek formu düzenlenir.

4-Talep istek formlarına istenen her malzemenin ayrı ayrı taşınır hesap kodu mutlaka yazılmalıdır.

5-İhtiyaç tespitinde ve ihtiyaç talep/istek formlarının düzenlemesi ilgili birimin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri ile birlikte yapılması, taşınır hesap kodlarının belirlenmesi, malzemenin teslim kabul ve kullanım aşamalarında kolaylık sağlayacaktır.

6-Satın alınacak malzeme için harcama birimi bütçesi belirlenmelidir. (Hangi harcama biriminin, hangi bütçe kaleminden satın alma işlemi gerçekleşecek veya ihtiyacın nasıl temin edileceği açıklanmalıdır.)

7-Satın alınacak malzeme ile ilgili yaklaşık maliyet veya fiyat araştırma bilgi varsa tahmini tutar talep istek formuna yazılmalı, fiyat bilgi dokümanı ekine eklenmelidir.

8-Satın alınacak malzemenin, hangi gerekçe ile ne amaçla istendiği, aciliyeti, süresi ve gereklilik durumu ayrıntılı olarak açıklanmalıdır.

9-Satın alma yolu temin edilecek ihtiyaç planlamalarında; satın alma işlemi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından yapılacaksa, alınacak malzeme ile ilgili belgeler (ihtiyaç talebi, teknik şartname veya teknik doküman, DMO ürün çıktı örneği, fiyat bilgisi, vb) üst yazı ile Başkanlığımıza gönderilmelidir.

10-Satın alma süreçleri göz önüne alınarak satın alma talepleri acil olan durumlarda en az 1 (bir) hafta önce, diğer durumlarda ise planlanarak uygun zamanlarda Başkanlığımıza bildirilmelidir.

11-İhtiyacın temin şekli veya satın alma usulü, bütçe ödenek durumuna, ihtiyacın türüne, aciliyetine, malzemenin veya işin özelliğine göre Daire Başkanlığımız tarafından belirlenmektedir.

12-Satın alma işlemine esas olacak belgeler ıslak imzalı ve belgelerin asılları olmalıdır. Belgelerin eksik veya hatalı olması durumunda satın alma süreci aksamakta ve dolayısıyla temin süresi uzamaktadır.

Başa Dön